Elektronisches Fahrtenbuch: Vimcar Erfahrungen

Elektronisches Fahrtenbuch statt 1%-Regelung: ich habe jetzt 6 Wochen mit Vimcar Erfahrungen gesammelt. Zeit für einen ersten Erfahrungsbericht.

Update nach über 2 Jahren Nutzung, inkl. Fahrzeugdiebstahl und Steuerprüfung – hier gibt’s meinen Vimcar Langzeittest.

Warum Fahrtenbuch?

Bisher habe ich meine Firmenwagen immer mit der 1%-Regelung versteuert – weil es einfach ist, weil mir das klassische Fahrtenbuch immer zu umständlich erschien. Beim letzten Fahrzeugwechsel war es aber mal Zeit, über ein Fahrtenbuch nachzudenken, denn der Anschaffungspreis (Gebrauchtwagen) war wesentlich niedriger als der Listenpreis – mit der 1%-Regelung hätte ich also deutlich mehr zahlen müssen, denn die bezieht sich bekanntlich auf den ehemaligen Neupreis. Bei der Fahrtenbuch-Methode versteuere ich hingegen nur die tatsächlich angefallenen Kosten für Anschaffung/Leasing und die Betriebskosten, und zwar nur anteilig entsprechend der gefahrenen Privat-Kilometer. Das spart schnell einige tausend Euro im Jahr.

Elektronisches Fahrtenbuch – die Vorteile

Das Papier-Fahrtenbuch wäre für mich nicht in Frage gekommen, dafür bin ich zu undiszipliniert. Ich hätte entweder das Fahrtenbuch oder den Stift nicht gefunden – oder beides. Außerdem hätte mich das Buch nicht daran erinnert, es regelmäßig auszufüllen. Und in der Eile hätte ich es vermutlich einfach vergessen. Ein elektronisches Fahrtenbuch merkt sich, wann ich von wo nach wo gefahren bin, inkl. Start- und Zieladresse, inkl. Kilometerstand. Es ist penibel und vergisst keine Fahrt. Die Fahrten kann ich dann im Nachhinein bequem als Privatfahrten, Betriebsfahrten und Fahrten zur Arbeit markieren. Das Finanzamt hat hohe Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher gestellt – so dürfen z.B. nach einer “Schonzeit” von sieben Tagen keinerlei Daten zu den Fahrten mehr veränderbar sein.

Elektronisches Fahrtenbuch – Volvo On Call, YellowFox oder Vimcar?

Volvo On Call

Das neue Auto ist ein Volvo, ausgestattet u.a. mit Volvo On Call – da ist das Fahrtenbuch ja eigentlich schon mit eingebaut. Eigentlich. Denn die Lösung, die alle Fahrten aufzeichnet und eine Smartphone-App zur Verwaltung mitbringt, scheitert leider genau an der wichtigsten Herausforderungen – Fahrten lassen sich auch nach der Frist von sieben Tagen noch verändern. Damit scheidet Volvo On Call leider aus, was sehr schade ist, denn hardwareseitig ist alles nötige vorhanden, nur die Software erfüllt die Anforderungen nicht.

YellowFox

Die umfassendste Lösung kommt sicher von unserem Kunden YellowFox: festeingebaute GPS-basierte Ortungsgeräte im Auto, ausgereiftes Online-Portal, Smartphone-App. Dazu noch ein Leistungsumfang, der weit über ein elektronisches Fahrtenbuch hinausgeht – z.B. mit Diebstahlortung, Routenoptimierung oder Fuhrparkmanagement. Nachteil: ich hätte erst einen Werkstatttermin bei einem Werkstattpartner vereinbaren müssen – die Zeit hatte ich nicht.

Vimcar Erfahrungen

Die einfachste Lösung, die auch nur Fahrtenbuch kann – das aber richtig gut –, kommt vom Startup Vimcar aus Berlin. Sie besteht aus einem kleinen Modul/Dongle, das man an die ODB-Buchse im Fußraum des Autos steckt. Im Vimcar-Modul steckt ein GPS-Empfänger zur Positionsbestimmung und ein Mobilfunk-Modul inkl. europaweit freigeschalteter SIM-Karte. Über die OBD-Schnittstelle erhält das Modul Infos zu Start und Stopp des Fahrzeugs inkl. Kilometerstand. Bedient wird Vimcar über eine Smartphone-App oder ein Webportal.

Die Vimcar-Lösung kann man einfach online bestellen. Dank 100-Tage-Testzeitraum habe ich genügend Zeit, das System zu testen – und bei Nichtgefallen eventuell doch noch auf den Marktführer YellowFox zu wechseln. Nach wenigen Tagen lag das Päckchen auf meinem Schreibtisch. Sehr schön: beim Öffnen des Kartons werde ich handschriftlich mit meinem Namen begrüßt. Nach kurzer Aktivierung des Vimcar-Moduls über das Online-Portal und Download der App auf mein iPhone bin ich startklar.

Installation und Inbetriebnahme

Los geht’s: Vimcar-Modul im Auto anstecken, kurz warten, bis die LED Bereitschaft anzeigt, dann erste Testfahrt. Die Fahrtdaten werden nach Beenden der Fahrt (Zündung aus) automatisch an Vimcar gesendet. Dann der Schreck: meine App zeigt keine Fahrt an. Habe ich etwas falsch gemacht? Entwarnung: es hat einfach etwas länger gedauert, nach einigen Minuten erschien die Fahrt im Display. Ich habe nun sieben Tage Zeit, sie zu kategorisieren – Betriebsfahrt, Privatfahrt, Fahrt zur Arbeit. Damit ich nicht vergesse, meine Fahrten zu sortieren, erinnert mich Vimcar rechtzeitig per Mail, falls bei nicht zugewiesenen Fahrten die 7-Tages-Frist abzulaufen droht. Ich empfehle aber, die Fahrten möglichst am gleichen Abend noch zu kategorisieren, dann vergisst man es nicht. Fahrten einer ganzen Woche nachträglich zu sortieren, wird schwierig, weil man bei vielen Fahrten relativ schnell vergisst, wann man warum wo war.

Die per GPS erkannte Start- und Zieladresse kann ich manuell korrigieren – das kann nötig sein, wenn das Auto in der Tiefgarage parkt und keinen GPS-Empfang hat. Eine Privatfahrt oder der tägliche Arbeitsweg sind mit nur einem Button zugewiesen. Nur bei Betriebsfahrten muss ich – so will es das Finanzamt – auch den Namen des besuchten Geschäftspartners und den Anlass des Besuches eingeben. Einmal genutzte Eingaben merkt sich Vimcar aber dankbarerweise, sie werden beim nächsten Besuch am gleichen Ort per Autovervollständigung angeboten.

Statistik und Fahrtenbuch-Export

Ich hatte vorher überhaupt keine Ahnung, wie hoch der Anteil an Privatfahrten bei mir überhaupt ist. Ich hatte 40% geschätzt – dank der wunderbar übersichtlichen Auswertungsfunktion, die die Vimcar-App unter dem Punkt “Statistik” zeigt, ist diese Frage schnell geklärt. Hier werden die Fahrten in einem schicken Kreisdiagramm aufgeschlüsselt – für einen wählbaren Zeitraum (z.B. aktueller oder letzer Monat, ganzes Jahr oder individueller Datumsbereich). Mit meiner Schätzung komme ich übrigens ziemlich gut hin.

Die vom Finanzamt geforderte nicht manipulierbare Fahrtenbuch-Auswertung bekommt man über den Punkt “Export” in der App als elektronisch signiertes PDF per Mail zugeschickt.

Vimcar Preise

Das Preismodell ist denkbar einfach: Vimcar kostet aktuell 15,90 Euro netto pro Monat inkl. des Vimcar-Steckers. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate und verlängert sich nach Ablauf der Vertragslaufzeit. Bezahlt wird für 12 Monate im Voraus. Innerhalb der ersten 100 Tage kann man Vimcar aber auch wieder zurückschicken, wenn man nicht zufrieden ist. Alternativ kann man Vimcar für einmalig 699 Euro auch kaufen, dann fallen gar keine laufenden Kosten an. Die Preise für die Datenübertragung über das eingebaute Mobilfunkmodul sind übrigens inbegriffen – inkl. europaweiter Nutzung. Bei der Online-Bestellung fallen keine Lieferkosten an.

Tipp: Über den Steuerberater kann man Vimcar mit 15% Rabatt beziehen.

Fazit:

Ich bin bisher ziemlich begeistert. Das Führen des Fahrtenbuchs ist wirklich kinderleicht, die Lösung arbeitet absolut zuverlässig. Ich kann Vimcar bisher uneingeschränkt weiterempfehlen. Spannend wird es nochmal, wenn das Finanzamt ins Spiel kommt. Nach der ersten Steuerprüfung werde ich den Artikel nochmal aktualisieren.

Hier kann man Vimcar einfach online bestellen.

Habt Ihr auch schon mit Vimcar Erfahrungen gesammelt? Ich freue mich über Eure Kommentare.