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Kaum zu glauben, aber nun sind schon wieder fast 2,5 Jahre rum – ein guter Zeitpunkt, um mal Bilanz zu ziehen und unsere FastBill Erfahrungen mal zusammenzufassen. Es war Anfang 2013, als wir bei xport.de endlich unsere alte Agentursoftware Revolver rausschmissen und stattdessen zweigleisig fuhren: auf der einen Seite ActiveCollab für Projektverwaltung, Zeiterfassung und Ticketsystem, auf der anderen Seite FastBill für alles, was mit Finanzen zu tun hat: Angebote, Rechnungen, Fremdkosten – die Geschichte dazu habe ich hier mal aufgeschrieben. Und wie arbeitet es sich mit FastBill?

1. FastBill hat sich mehr als bezahlt gemacht

Unsere alte Rechnungssoftware war eine klassische Bezahl-Software. Einmal kaufen, installieren, keine weiteren Kosten. FastBill hingegen ist eine SaaS-Lösung, für die man eine monatliche Gebühr zwischen 5 und 49 Euro bezahlt. Umparken im Kopf war angesagt, aber angesichts der niedrigen monatlichen Gebühr ging das ohne Beulen vonstatten. Und was wir anfangs gar nicht bedacht hatten: seitdem wir FastBill einsetzen, verschicken wir sämtliche Rechnungen nur noch per E-Mail. Das eingesparte Porto übersteigt die monatlichen FastBill-Kosten bei weitem. Kleiner Wermutstropfen: unser schönes Briefpapier liegt seitdem weitgehend ungenutzt im Regal.

2. FastBill ist k(l)eine Agentursoftware

FastBill bringt zwar auch Zeiterfassung, Kunden und Projekte mit, versteht sich aber nicht als große Agentursoftware. Die ideale Zielgruppe sind Freelancer und kleine Teams – und hier spielt FastBill voll seine Stärken aus. Alle Kernfunktionen sind unter der wirklich schönen und preisgekrönten Oberfläche vereint, und es macht wirklich Spaß, damit zu arbeiten. Alle Funktionen sind eher nach der „Keep it simple“-Devise konzipiert – kein Feature-Overkill, aber eine sehr gelungene Umsetzung der Kernfunktionen.

Man kann mit FastBill seine Produkte und Dienstleistungen zentral anlegen und verwalten und sie dann einfach in neue Angebote und Rechnungen übernehmen. Angebote und Rechnungen lassen sich Projekten zuordnen. Ebenso lassen sich Zeiten erfassen und mit der gewünschten Leistung Projekten zuordnen. Die Projektverwaltung ist allerdings nur rudimentär vorhanden – sie bündelt Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen. Da – zumindest in unserer Branche – die Aufträge aber in den seltensten Fällen direkt nach erfassten Stunden abgerechnet werden können, nützt uns die Zeiterfassung hier nicht wirklich viel. Wir haben sie nicht genutzt – ebenso wie die Projektverwaltung. Beides läuft bei uns über ActiveCollab.

3. FastBill ist eine sehr gelungene Rechnungssoftware

Es gibt einige Funktionen, die in FastBill wirklich schön gelöst sind:

  • den Designer freut, dass für die Rechnungs- und Angebotsvorlagen nicht nur die eigenen Hausschriften hochgeladen werden können, sondern auch ein PDF (und nicht nur ein JPEG) als Briefbogen hinterlegt werden kann – so sehen die erzeugten PDF-Dokumente 1:1 so aus, wie sie sollen, sind gestochen scharf, bei kleiner Dateigröße.
  • FastBill kann wiederkehrende Rechnungen nach einem vorgegebenen Turnus automatisch erstellen – und neuerdings endlich auch automatisch versenden. So ist die Abrechnung von Wartungspauschalen und ähnlichen wiederkehrenden Einnahmen ein Kinderspiel. Beim Erstellen der wiederkehrenden Rechnungen kann man Platzhalter einsetzen, die später mit den gewünschten Daten befüllt werden – so lassen sich beispielsweise Abrechnungszeiträume in die Rechnungen integrieren.
  • FastBill unterstützt den SEPA-XML-Export – alle Rechnungen für Kunden, für die ein SEPA-Lastschriftmandat vorliegt, lassen sich als XML-Datei importieren. FastBill markiert diese Rechnungen automatisch als „bezahlt“.
  • die Kunden erhalten mit dem Rechnungsversand einen Link in ein Online-Kundencenter, in dem sie bei Bedarf eine Anmerkung zur Rechnung hinterlassen können – diese taucht dann im FastBill-Backend auf und kann auch hier beantwortet werden.
  • mit jeder Rechnung können auch beliebig viele weitere Anhänge mitgeschickt werden – z.B. die Zeiterfassung als PDF oder ähnliche Nachweise.
  • es existiert ein Steuerberater-Zugang, über den sich unser Steuerberater die monatlichen Umsätze elektronisch abholt – das zeitaufwändige Abtippen von Rechnungsnummern und Beträgen entfällt hiermit.

4. Was ich mir in FastBill noch wünsche

Frei nach dem Motto „es gibt nichts, was man nicht noch besser machen könnte“ wünsche ich mir ein paar Funktionen, die aber teilweise bei FastBill auch schon auf der Roadmap stehen:

  • Anbindung ans Onlinebanking – damit Zahlungseingänge, die nicht per Lastschrift eingezogen wurden, nicht mehr manuell verbucht werden müssen. Update: Seit kurzem ist die Funktion da – man kann seine Zahlungseingänge über eine Banking-API direkt in FastBill den jeweiligen Ausgangsrechnungen zuweisen. Danke, FastBill!
  • Mobile App – damit man FastBill auch auf dem Smartphone nutzen kann. Im Moment existiert weder eine native Smartphone-App noch ein mobiloptimiertes Responsive-Backend.
  • Formatierungsmöglichkeiten im Rechnungseditor – derzeit besteht eine Rechnungsposition einfach nur aus Fließtext. Ich würde mir Titel und Beschreibung in separaten Feldern wünschen, inkl. Optionen wie einer Liste, fett/kursiv etc. beim Beschreibungstext.

FastBill Erfahrungen – ein Fazit

FastBill ist nicht nur durch seine durchdachten Funktionen, sondern auch durch seinen tollen und sehr persönlichen Support eine sehr empfehlenswerte Lösung für Freelancer und kleine Agenturen.

Ihr wollt das Ganze mal ausprobieren? Hier könnt ihr FastBill 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.